Der globale Administrator (GA)

Der globale Administrator hat, analog dem zentralen Administrator, alle Rechte des lokalen Administrators inne mit dem wesentlichen Unterschied, dass dieser auch org_plural initial einrichten und löschen kann. Er legt die Hauptrolle einer org fest und stellt die zentra‐ len Schnittstellenparameter für die Verknüpfung zum KdB ein. Darüber hinaus besitzt der zentrale Administrator auch die Fähigkeit, in Abstimmung mit den betroffenen org_plural,

• diese selbst strukturell einzurichten oder zu ändern
• deren oeen die Zuständigkeit für aktive Bedarfsmitteilungen (processes.BM.plural, ex‐ante Meldungen und processes.PV.plural) zu erteilen
• den ersten User (= lokalen Administrator) einzurichten
• einen zentralen Administrator einzurichten

Die inhaltliche Ausgestaltung der Rolle des GA

In diesem Kapitel wird lediglich auf die Funktion des Anlegen und Verwaltens einer org sowie die Einrichtung von Zuständigkeiten bezüglich aktiver Bedarfsmitteilungen durch den globalen Admin eingegangen, da sich die weiteren Funktionen bzw. Rechte nicht vom lokalen Administrator unterscheiden und zuvor in Kapitel 4.1 erläutert wurden (alles was der lokale Admin kann, kann auch der globale Admin). Die zusätzlichen Bearbeitungssichten entsprechen denen des ZA und sind in Kapitel 4.2.3 niedergelegt.

org_plural anlegen

Um als globaler Admin eine neue org anzulegen loggt sich der Nutzer mit den passenden Rechten über den eingangs genannten Administrationsbereich ein. Beim Start des Admin‐Bereichs wird initial die Übersicht aller org_plural aufgerufen. Auch der globale Administrator verfügt über das Drop‐down Menü, links oben in der Navi‐ gationsleiste. Es steht zu diesem Zeitpunkt auf »org_plural«. Hier ist in den Bereich »Organisationsstruktur« zu wechseln. Hier können org_plural innerhalb der existierenden Organisation sstruktur unterhalb von orgGroup_plural (Top-Level org_plural) und unterhalb anderer org_plural (als nachgelagerte org) angelegt werden.

Beispielhafte Anlage einer org unterhalb eines orgGroup_plural

Beispielhafte Anlage einer org unterhalb einer org

In der Eingabemaske sind die nachfolgenden Identifikationsdaten verpflichtend einzutragen:

• Name Hier wird die vollständige, offizielle Amts bzw. org_pluralbezeichnung eingetragen. Gleiches gilt bei sonstigen Institutionen oder Unternehmen (Firma).
• Abkürzung Sofern es ein offizielles oder eingetragenes Kürzel gibt, über das die vorgenannte Einheit verfügt, ist dies hier wiederzugeben. Liegt so etwas nicht vor, ist eine unikale, prägnante und nachvollziehbare Abkürzung zu vergeben.
• entityTypes.CARRIER.name_plural Im Drop‐down Menü »entityTypes.CARRIER.name_plural« steht eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten bereit. Bitte beachten Sie aber die Auswirkungen dieser Einstellung auf die Zugriffsrechte im KdB.

Weiterhin ist durch den globalen Administrator auch eine Auswahl bei der „externen org_pluralkennung“ (KdB‐Kennung) zu treffen. Die Eintragungen referenzieren per Schnitt‐ stellenanbindung auf entsprechende Identifier im KdB. Sie machen eine Zuordnung der jeweils beteiligten Einheiten untereinander möglich und steuern damit u.a. die Abrufberech‐ tigungen.

Generell ist jede org als »Bedarfsträger« und mit der Funktion „bedarfsmeldend“ im System verankert. Gleichzeitig kann sie aber auch zusätzlich als »zentrale Beschaffungs‐ stelle« mit der Funktion „bedarfsabfragend“ definiert werden, indem der globale Admin den Haken neben dem Feld »ZBSt« setzt. Die Festlegung orientiert sich am oben beschriebenen Hauptrollen Konzept des productNameAbbr.

Schließlich muss noch die vollständige Besucheradresse hinterlegt werden. Dabei ist grundsätzlich die Adresse einzutragen, bei der der (Haupt‐)Sitz der org, der sonstigen Institution oder des Unternehmens offiziell beheimatet ist.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche [Anlegen] wird die org mit den befüllten Stamm‐ daten angelegt, vorausgesetzt die Felder wurden alle erfolgreich validiert, und Sie erhalten die Quittierung.

Neuanlage einer org ‐ Stammdatenerfassung

Quittierung einer org_plural‐Neuanlage

Die neue org erscheint namentlich in der Navigationszeile, rechts neben der aktuellen Funktionsauswahl, während sich das angezeigte Schaltflächenset ändert. Unten erscheinen die Standardblöcke »oeen« und »Benutzer« mit den automatisch angeleg‐ ten oeen „Basisreferat (Beschaffung)“ und „Archiv (productNameAbbr)“ sowie dem Archivar als Systemnutzer. Zweck und Inhalt dieser Elemente wurden bereits in Kapitel 3.3.3 erläutert.

Abbildung 55: Miterzeugte Standardelemente einer org_plural‐Neuanlage

Nachfolgend kann die Ausgestaltung der neuen org, durch die Einrichtung von OEn genauso, wie von jedem lokalen oder zentralen Admin durchgeführt werden. Im Allgemein‐ en soll diese Aufgabe auch vor Ort, durch die jeweiligen Administratoren erledigt werden.

org_plural deaktivieren

org_plural können über ihre Detailansicht durch die Schaltfläche [Deaktivieren] gesperrt bzw. auf inaktiv gesetzt werden. processes.name_plural von org_plural, die auf inaktiv gesetzt wurden, sind in den Übersichten und Detailansichten nicht mehr sichtbar.

Schaltfläche »Deaktivieren« von org_plural

Gehen mittels eines Klicks auf [org_plural] in der Navigationsleiste zurück in die org_plural‐ übersicht, wo unter anderem die deaktivierte org angezeigt wird.

Deaktivierte org in der Übersicht

org_plural löschen

Dem globalen Administrator steht darüber hinaus in der Detailansicht noch die Schaltfläche [Löschen] zur Verfügung. Im Zusammenhang mit dieser Aktion ist es irrelevant, ob die Be‐ hörde aktuell aktiviert oder deaktiviert ist. Betätigen Sie die Schaltfläche.

Schaltfläche »Löschen« von org_plural

Zu Verifikationszwecken erscheint ein Zwischenbildschirm, der erneut mit einem Klick auf den Knopf [Löschen] zu bestätigen ist.

Verifikationsabfrage beim Löschen von org_plural

Grundsätzlich können nun zwei unterschiedliche Ereignisse eintreten:

• Sollten mit der entsprechenden org keine oeen (außer dem »Archiv«), keine Benutzer (außer dem »Archivar«) und keine processes.name_plural (mehr) verknüpft sein, so wird diese nun umgehend gelöscht und das Ereignis quittiert. Anschließend befin‐ den Sie sich wieder in der org_pluralübersicht; die org wird dort nicht mehr angezeigt.

Quittierung der Löschung einer org

• Gibt es hingegen noch Abhängigkeiten zu OEn, Benutzern und/oder processes.name_pluraln von dieser org, so erscheint ein Fehlerprotokoll, das zunächst abzuarbeiten ist, bevor der Lösch‐ vorgang fortgesetzt werden kann.

Beispiel Fehlerprotokoll bei einer org_plural Löschung- blockierende OEn

Beispiel Fehlerprotokoll bei einer org_plural Löschung blockierende Benutzer

Zum Löschen von org_plural müssen also vorab alle OEn und Benutzer beispielsweise gelöscht werden. In der Regel ist die Löschung einer org lediglich direkt nach einer fehlerhaften Anlage, aus Korrekturgründen, angezeigt oder nach deren Schließung und der Beendigung der rechtlichen Haltefristen. Im Nachgang ist der Löschvorgang für die org erneut einzuleiten.

org_plural strukturell anordnen

Der globale Administrator kann im productNameAbbr den strukturellen Aufbau von org_plural untereinan‐ der und zueinander einrichten. Wie bereits in Kapitel 3.1 erläutert, vermittelt dieser Aufbau einen gewissen hierarchischen Charakter, worauf das productNameAbbr jedoch nicht umfassend abstellt. Die allgemeine Grundlage für Struktursetzungen wird zunächst durch die tatsächlichen Verhältnisse gebildet, die aber im Rahmen des Möglichen ‐ auf Wunsch und in Absprache mit den betroffenen org_plural ‐ modifiziert werden können.

Die verfolgten Ziele sind dabei:

• Möglichkeit zur Einbeziehung weiterer org_plural processStatus.IN_TEILBEDARFSERHEBUNGen und den damit verbundenen Rückmeldeprozess Zugeordnete org_plural können unmittelbar zur Teilnahme an Teilbedarfserhebungen vorgelagerter org_plural befähigt werden. Sie bedürfen dann keiner weiteren eigenen Ressourcen und Aktivitäten außer der Rückmeldung selbst, erhalten aber dennoch eine Abrufberechtigung bei Rahmenverträgen. Die Einbeziehung ist trotz fester Struk‐ tur nicht verbindlich und kann fallweise sowie bei Zuordnung mehrerer org_plural auch behördenweise neu festgelegt werden.
• Ausgestaltung gemeinsam geführter Administrationsbereiche Zugeordnete org_plural können unmittelbar von vorgelagerten org_plural mit admini‐ striert werden, sofern dort ein zentraler Administrator beheimatet ist. Sie bedürfen dann keiner weiteren eigenen Ressourcen und Aktivitäten, um programmseitig als selbständige org agieren zu können. Die feste Struktur gibt den Rahmen wieder, in dem ein zentraler Administrator handeln kann, da er lediglich für seine org und den nachgelagerten Bereich ‐ entlang der direkten Strukturlinie ‐ verfügungsbe‐ rechtigt ist. Die zentrale Administration ist trotz fester Struktur nicht verbindlich, da es sie nicht zwingend geben muss, sobald eine Struktur etabliert ist. org_pluralweise können neben ZA auch LA benannt sein.

Um die Zuordnung der org_plural vorzunehmen, wählt der globale Administrator beim Drop‐ down Menü links oben in der Navigationsleiste den Eintrag »Organisationsstruktur«. Die nachfolgend angezeigte Struktur kann durch Drücken der [+] und [‐] Knotensymbole erwei‐ tert oder verringert werden. Blau ist die Darstellungsfarbe der obersten Bundesbehörden, rot die der org_plural selbst, gelb die Anzeigefarbe der oeen.

Für die Strukturierung einer gewünschten org, fahren Sie mit dem Mauszeiger zum roten Zeilenkopf (Icon). An der richtigen Stelle angekommen verändert sich der Mauszeiger in einen Vierpfeil ( ). Drücken Sie dann die linke Maustaste, halten Sie diese gedrückt und ziehen Sie ‐ im gedrückten Zustand ‐ die org langsam dorthin, wo sie nach Ihrer Meinung stehen soll.

Das Programm versucht die gewünschte neue Lage zu analysieren und zeigt Ihnen den Fall als Vorschlag an, der eintreten würde, wenn Sie an dieser Stelle die linke Maustaste loslassen würden. Ist der Vorschlagslage rot eingefärbt, so ist eine Umsetzung in die gewünschte Lage nicht möglich. Andernfalls ist der Vorschlag blau. Lassen Sie an der gewünschten Stelle – die blau sein muss – die linke Maustaste wieder los.

! Vorschlagsanzeige einer erlaubten Strukturierung

Vorschlagsanzeige einer nicht erlaubten Strukturierung

Die bearbeitete org wird nun in der neuen Lage angezeigt. Wiederholen Sie ggf. den processes.name, bis Sie die Struktur in angestrebter Art und Weise erstellt haben. Der globale Admin kann in jedem orgGroup beliebig viele nachgeordnete org_plural festlegen, die ihrerseits ebenfalls beliebig gestuft werden können; angeraten werden allerdings nicht mehr als 3 bis 4 Stufen. Eine org kann immer nur unter dem orgGroupknoten direkt oder unter einer anderen org aufgehängt sein; multiple Zuordnungen sind nicht möglich. Genauso lassen sich im Programm nur eindimensionale, transitive Beziehungen herstellen. Zyklische Abhängigkeiten könne nicht definiert werden (z.B. org A > org B > org C > org A)

Beispiel einer strukturierten org

Listenansicht

Um eine einfache Übersicht anzuzeigen, welche oeen welcher Organisationsstruktur zugeordnet sind und welche Produktkategorien diesen oeen zugeordnet sind, steht über einen Toggle oben links eine Listenansicht zur Verfügung.

Toggle für Listenansicht

Die Listenansicht fasst die gesamte Organisationsstruktur nach folgendem Muster zusammen: Organisationsstruktur > zuständige oe > zugeordnete Produktkategorien. In dieser Ansicht lassen sich über die Button rechts in jeder Zeile auch schnell die Zuständigkeiten bearbeiten bzw. entfernen.