Bedarfserhebung veröffentlichen

Das Veröffentlichen von Bedarfserhebungen ist ein bewusst eingefügter Prozessschritt. Sie sollten vor der Freigabe der BE die Daten noch einmal überprüfen. Ist dies geschehen, können Sie über die Schaltfläche [Veröffentlichen] den Veröffentlichungsprozess anstoßen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie der aktuelle Fachbetreuer der Bedarfserhebung sind und die BE noch nicht vorher veröffentlicht wurde. Die Übergabe und Übernahme von BE wird in Kapitel Bedarfserhebung übergeben dargestellt.

Zur Veröffentlichung müssen alle obligatorischen Felder (Pflichtfelder) der Stammdaten befüllt und mindestens ein Bedarf oder eine Frage hinzugefügt sein - andernfalls werden Sie vom System darauf hingewiesen. Bitte beachten Sie zudem, dass

• die Rückmeldefrist in der Zukunft liegt
• die Rückmeldefrist 4 Wochen nach Möglichkeit nicht unterschreitet
• die Vertragslaufzeit in der Zukunft liegt
• der vorauss. Vertragsbeginn vor dem Vertragsende liegt
• die Größe/Umfang Verpackungs-/Mengeneinheit größer der Bedarfe 0 ist
• der vorauss. Preis der Bedarfe größer 0 ist

Auch hier wird Sie das System ggf. auf die Verletzung dieser Kriterien hinweisen.

Im Dialog zur Veröffentlichung, der nach Betätigung der Schaltfläche [Veröffentlichen] erscheint, haben Sie nun die Möglichkeit, die BE offen oder beschränkt zu veröffentlichen. Ihnen werden hierfür die bei Veröffentlichung ansprechbaren org_plural angezeigt. Welche org_plural dies konkret sind, hängt davon ab, ob die veröffentlichende oe eine ZBT (ZBSt) oder dezentrale Beschaffungsstelle (DBSt) ist: ZBSt erreichen grundsätzlich alle org_plural der hinterlegten Organisationsstruktur, während DBSt nur die org, zu der die Beschaffungsstelle gehört und deren nachgeordnete org_plural erreicht.

Gibt es in einer org eine DBSt ist die BE nur für diese oe sichtbar (Torwächter-Prinzip) und kann nur durch eine zugehörige Teilbedarfserhebung (TBE) von dieser oe für die anderen oeen der org und nachgelagerter org_plural sichtbar gemacht werden. Das Torwächter-Prinzip kann sich bei entsprechender Existenz von DBSt auf verschiedenen Ebenen der Organisationsstruktur über mehrere Stufen hinweg fortsetzen und entsprechend mehrere Stufen von TBE erfordern, um die oeen "hinter" DBSt an der BE zu beteiligen.

Bei Wahl der Option zur beschränkten Veröffentlichung einer BE werden zusätzlich die in den durch die Veröffentlichung erreichbaren org_plural enthaltenen oeen (OE) angezeigt und Sie können explizit wählen, welche OE bei der Beschränkung einbezogen werden sollen. Sind OE innerhalb der erreichbaren org_plural nicht auswählbar, wird der Grund hierfür (z.B. DBSt) durch einen Tooltip an dem Auswahlfeld der OE angezeigt. Die bei Beschränkung der BE ausgewählten OE werden bei Veröffentlichung der BE zur Teilnahme an selbiger eingeladen und jede OE ist separat teilnahmeberechtigt für die BE (mit einer eigenen Teilnahme).

Bei Wahl der Option zur unbeschränkten Veröffentlichung einer BE werden bei Veröffentlichung alle Nutzer aus den erreichbaren org über die Veröffentlichung der BE informiert, wenn Sie in ihrem Profil ein Abo für die Produktkategorie der BE gesetzt haben. Alle oeen der erreichten org_plural sind nach der Veröffentlichung der BE teilnehmeberechtigt an selbiger mit der Einschränkung, dass pro org nur eine aktive (d.h. nicht abgebrochene) Teilnahme erlaubt ist.

Nach der Veröffentlichung der BE, werden Sie auf die Übersicht der Abfragen (Beschaffungsstelle > Abfrage) geleitet. Ihre BE liegt nun im Status „läuft“ vor und der Starttermin ist auf das aktuelle Datum gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, in die Details der BE Einsicht zu nehmen und ggf. eingegangene Bedarfsrückmeldungen zu sehen (siehe Kapitel 6.2.4.1).